La trappola dell'approvazione verbale
Succede piu spesso di quanto si ammetta. Il cliente dice "perfetto, procedi" in una call. Due settimane dopo, vede il post pubblicato e scrive: "Non avevo mai approvato questa grafica."
Non e malafede (quasi mai). E che le approvazioni verbali non lasciano traccia, e la memoria e selettiva. Come riporta Ninja Marketing, il 40% delle controversie agenzia-cliente nasce da comunicazioni non documentate.
La soluzione: tutto scritto, tutto tracciato
La regola d'oro: se non e scritto, non e successo. Ogni approvazione deve avere:
- Una data — quando e stata data
- Un riferimento — a quale contenuto specifico
- Una traccia — chi ha approvato
Il modo piu semplice? Un sistema dove il cliente approva con un click e l'approvazione viene registrata automaticamente. Nessuna ambiguita.
Come gestire la situazione quando succede
Se ti trovi nella situazione "ma io non avevo approvato", ecco come gestirla:
- Non metterti sulla difensiva. Di': "Capisco, rivediamo insieme la timeline"
- Mostra la traccia. Se hai un sistema tracciato, fai vedere la data e l'ora dell'approvazione
- Proponi una soluzione. "Possiamo modificare il post X, intanto gli altri restano come approvati"
La chiave e avere la traccia. Senza, e la tua parola contro la sua. Con, e un fatto.
Stai vivendo questo problema?
Briefly e la piattaforma che mette ordine nel lavoro delle agenzie social.
Un posto solo per contenuti, feedback e approvazioni. Il tuo team sa cosa fare, il cliente approva con un link, niente va perso. Con Briefly ogni approvazione ha data, ora e autore. Nessuna ambiguita.
Prevenire e meglio che curare
Metti nel contratto una clausola di approvazione. Qualcosa come:
"Le approvazioni sono valide solo se fornite tramite il sistema di presentazione Briefly o via email scritta. Le approvazioni verbali non sono vincolanti."
Sembra rigido? Forse. Ma ti salva da conversazioni spiacevoli. E come abbiamo visto nella guida al calendario editoriale, un processo chiaro e la base di un rapporto sano con il cliente.
Domande frequenti
Il cliente si offende se gli chiedo di approvare per iscritto?
No, se lo presenti come un servizio. "Ti mando un link cosi puoi vedere tutto con calma e darmi l'OK quando vuoi." Nessuno si offende per la comodita.
Cosa faccio se il cliente insiste per approvare solo a voce?
Dopo la call, manda un recap scritto: "Come concordato, procedo con i post X, Y, Z." Se non risponde, hai almeno una traccia email.
